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「良い質問の仕方」基本&2つの応用(部下から上司編)【一問一答】


※この記事の最後に

2つの質問のテンプレート

があります


こんにちは。

助け舟株式会社の田尻です。


前回の記事、

『コミュニケーションの

量と質はどちらが大事?』

の話の続きです。


「中西さん、

マニュアルの件なんですけど、

目次の前に入れるものって

ありますか?」


「ん?・・それ何の話だっけ?」


パソコン作業に熱中している

中西さんに、

自分がやっている作業のことを

質問したら


言葉が伝わらなくて、

沈黙になってしまいました・・・。

質問を理解してくれて

答えてくれたあと、

こんなことを言いました。



「田尻さん

質問の仕方


誰かに習ったことある?」


と聞かれました。


質問の仕方なんて

普通、習うものだっけ

今まで当たり前に質問してたけど。


質問の仕方・・・

・・・

教わった事は無かったです」



「質問って

2種類あるって分かってる?」


質問をするか、されるか

っていう2種類かな?

なんか、違う気しかしない。



「2種類・・・

ちょっと分かりません」




「2つというのは、

質問の目的が違うんだよ。


その2つというのは


【確認の為の質問】と

【相談の為の質問】


なんだ。



1つ目の

【確認の為の質問】は

質問をする側と

質問をされる側の
認識のズレを防ぐ為の

ものなんだ。


2つ目の

【相談の為の質問】は

相手に自分の悩みや困り事を

理解してもらう為のものなんだ。


【確認の為の質問】と

【相談の為の質問】



この2種類の

質問の仕方をしっかりと

覚えてね」


中西さんが手書きで

付箋に書いてくれました。




1. 【確認の為の質問】

 (1)お互いの認識のズレを

    防ぐ為


2.【相談の為の質問】

 (1)相手に自分の悩みや

        困り事を理解してもらう為


この2種類の

質問の仕方について


部下の立場から

上司の立場への場合で

説明してくれました。


こちらの記事で

共有させて頂きます。

(^-^)



1.質問の基本型


質問には

どんな場合でも

共通している基本の型があります。


質問の基本の型は

3つの段階で構成されています。


それは



【質問の3段階】

1.宣言

2.質問

3.復唱


です。


1-1.宣言 


「宣言」を飛ばして、

いきなり質問をしてしまうと、

何を聞かれているか

分からないことがあります。


それを防ぐ為には、

最初に「宣言」をすることが

必要です。


宣言というのは具体的に言うと、

上司に「質問があります」と

最初に伝えることです。



それをすることによって、

上司は、

素早く質問が理解できるようになり

ストレスが減って、

スムーズに話が進みます。


1-2.質問


宣言の後に、質問をします。


質問をする時には、

現在の状況や

背景、理由、原因を

必ず入れましょう。


「なんか

上手くいかないんですけど、

どうしたらいいでしょうか?」


「お前、何が言いたいんだ!」


こんな質問をしてしまうと

上司を怒らせます。

スムーズに話が進まないでしょう。


質問を具体的に言うと、

「現状が〇〇なのですが

〇〇が上手くいかずに困っています。

この場合、どうされますか?」


こんな質問をすることによって、

上司は、現状を理解して

何について答える必要があるのか

が明確になります。


1-3.復唱


最後に復唱をします。


復唱とは、上司の言葉を

部下から上司に

そのまま伝える事です。


上司からアドバイスをもらえたら

お礼を伝えた後に、

上司に確認させてもらう為に

最後に復唱しましょう。 


部下が、上司の回答を

「復唱」しなかった場合、


回答を、理解しているか

間違った認識をしていないか

を上司に確認してもらえません。


「○○という認識で

合っていますでしょうか?」


このように復唱することによって

部下が理解していることが確認でき

上司は安心してくれて、

怒られることも少なくなります。


ここまで

質問の基本の型を

ご説明させて頂きました。


ここまでの内容をまとめます。


どのような質問にも共通する

基本型があります。

質問の基本型には3段階あります。

3段階とは、宣言・質問・復唱です。


次は、

実際に上司に質問を

する時の具体的な事例を

説明します。


2.目的別の2種類の質問
 【確認の為/相談の為】


質問には目的によって

2種類あります。


1つ目が、

お互いの認識のズレを防ぐ

【確認の為の質問】


2つ目が、

相手に自分の悩みや困り事を

理解してもらう

【相談の為の質問】です。


2-1.  目的別の2種類の質問



目的別の2種類の質問


1. 【確認の為の質問】

 (1)お互いの認識のズレを

    防ぐ為


2.【相談の為の質問】

 (1)相手に自分の悩みや

        困り事を理解してもらう為


3.【確認の為の質問】
       の具体例


1つ目の、

【確認の為の質問】の具体例から

説明します。


【確認の為の質問】の具体例として

部下から上司への質問を

2つの事例で説明します。


⒈「資料作成の期日」

の確認の質問

⒉「商談に何が必要か」

の確認の質問


です。


3-1.「資料作成の期日」の確認の質問


上司に資料作成を頼まれて

いるんだけど

いつまでに作成すればいいのか

曖昧な場合。


「上司に会議資料を

作成するよう頼まれたけど、


何日までに提出とは

言われなかったし、

聞き忘れちゃったな。


会議は来週だから

○日までに

上司に提出すれば良いかな。


ちょっと

上司に質問してみよう。」



「質問があるのですが、

お時間よろしいでしょうか?

会議資料の作成の件なのですが、


会議は来週ですので、

資料は◯日までに仕上げ


一旦〇〇さんに送り、

添削して頂くという

流れでよろしいでしょうか?」


【確認された上司の気持ち】


「ちゃんと期日を

確認してくれて

丁寧で安心できる。


かわいいやっちゃなぁ」


3-⒉「商談に何が必要か」の確認の質問


上司に同行してもらう商談で

何が必要なのか曖昧な場合。



「商品の資料を持って行くように

言われたけど、


商品の資料が必要なら

一緒に商品サンプルも


持って行かないと

いけないよね?


念の為に

上司に質問してみよう。」

 

「質問があるのですが

お時間よろしいでしょうか?


商談に持っていく

商品資料の件ですが、

商品サンプルも持参しようと思うのですが、

それでよろしいでしょうか?」


【確認された上司の気持ち】

「私が細かく言わなくても

ちゃんと必要な物を

確認してくれる。


かわいいやっちゃなぁ」


4.相談をする為の質問の具体例


次は

2つ目の【相談の為の質問】の

具体例を説明します。


【相談の為の質問】の具体例を


「記事を書くスピードを

上げるにはどうしたら良いか」


という事例で

説明します。


4-1.「記事を書くスピードを上げるにはどうしたら良いか」の相談の質問


記事を書くスピードを上げる為に

何をしたら良いのか

分からない場合。




「記事を書くスピードが遅くて

先月も同僚に迷惑かけちゃったな。


どうすれば、

記事を書くスピードを上げられるんだろう。

上司に相談してみよう。」


「〇〇さん、質問があります。

記事を書くスピードが遅くて

悩んでいます。


先月は、締切に間に合わず

同僚に迷惑をかけて

しまいました。


記事を早く書けるように

なりたいんですが、

何か良い方法はありませんでしょうか?」

​​​​​​​

【相談された上司の気持ち】

「私が指摘する前に

自分の課題に向き合って

素直にアドバイスを求めてくる。


かわいいやっちゃなぁ」


5.質問の基本型&【確認・相談の為の質問】を使うメリット


良い質問の型を

身に付けることによって


結果的に

どんな良いことが起こるのか?


【職場編】と【営業先編】を

共有して参りたいと思います。


5-1. 職場で「質問の基本型&【確認・相談の為の質問】」を使うと?


(1)部下と上司の関係では?

①業務上のやり取りの中での

誤解や誤認識が減り

上司に怒られることが

少なくなります。


②上司の指示や指摘を

正しく理解でき、

自分自身の成長に繋がります。



5-2. 営業先で「基本の型&確認・相談の2つの型」を使うと?


①お客さんの

理想・希望・不安・悩みを


正確に

把握できるようになり


適切な

提案ができるように

なりやすいです。


②お客さんへの

ヒアリングの精度

(正確さ)が上がり


喜んで選んで

頂ける確率が上がる。


③お客さんに

営業マンとして選んで

頂けるようになると


売上が

上がりやすくなりませんか?

(^-^)


6.まとめ「質問の基本型」&【確認・相談の為の質問】2つの質問のテンプレート


ここまで

目を通してくださり

ありがとうございます。

(^ ^)


最後に、

「質問の基本型」と


1.【確認の為の質問】

2.【相談の為の質問】


上記のまとめです

(^ ^)


6-1.質問の基本型【質問の3段階】



【質問の3段階】

1.宣言

2.質問

3.復唱


6-2. 【確認の為の質問】&【相談の為の質問】目的別の2種類の質問


目的別の2種類の質問


1. 【確認の為の質問】

 (1)お互いの認識のズレを防ぐ為


2.【相談の為の質問】

 (1)相手に自分の悩みや困り事を理解してもらう為


6-3. 良い質問のテンプレート4つ
  【確認の為の質問】&【相談の為の質問】
  【上司との認識にズレが無いかどうかを確認する質問】&
  【営業がうまくいかない時に相談する質問】


テンプレート【確認の為の質問】

(今、お時間よろしいでしょうか?)

1.宣言

  「質問があります」

2.質問



  「○○の件なのですが、


  ○○というのは、

  ○○という認識で


  合っていますで

  しょうか?」


3.先輩に返事を貰う


4.復唱


  「ありがとうございます。


  この件の○○は、

  ○○という認識で

  良いのですね」



テンプレート【相談の為の質問】

(今、お時間よろしいでしょうか?)

1.宣言

  「質問があります」

2.質問


  「現状が〇〇なのですが

  〇〇が上手くいかずに

  困っています。

 

  この場合、

  ○○先輩なら

  どうされますか?」


3.先輩にアドバイスをもらう


4.復唱


  「ありがとうございます。


  この場合は、

  ○○を○○に改善したら

  良いのですね」



テンプレート【上司との認識にズレが無いかどうかを確認する質問】


テンプレート【上司との認識にズレが無いかどうかを確認する質問】


(今、お時間よろしいでしょうか?)


⒈ 宣言

「質問があるのですが、よろしいでしょうか?
質問が3つあります。

1つ目が(A)についてです。
2つ目が(B)についてです。
3つ目が(C)についてです」

⒉ 質問

「1つ目の(A)は(a)
ということなのですが、

(a)は(①)という
認識で合っています
でしょうか?」

3. 復唱

「(a)は(①)という
認識で良いのですね」


テンプレート【営業がうまくいかない時に相談する質問】


テンプレート【営業がうまくいかない時に相談する質問】


(今、お時間よろしいでしょうか?)



1. 宣言


「質問があります」



2. 質問


(1)行動&事実 


「〇〇を〇〇しました」



(2)結果どうだったのか


「その結果、多い反応は、

  ①〇〇

  ②〇〇

  ③〇〇 です」



(3)何がどうなったのか


「〇〇の反応が、

最初から〇〇までは

〇〇です。


ですが、〇〇から

終わりまでは

〇〇な反応に

変わります」



(4)今の課題、次の改善策


「今の課題は

〇〇だと思いますので


次は、〇〇を

試そうと思いますが、


〇〇さんなら、

どうされますか?」


(先輩に回答を貰う)


3. 復唱


「次は、〇〇を試したら

良いのですね」



最後まで

お読みいただき

ありがとうございます。


普段から、

こちらの質問の基本型通りに


質問をする習慣が

身についている

という方も

多いのではないかと思います。


実は、私、田尻は

大変お恥ずかしいことに

最近まで

出来ていませんでした。



1つずつ基本を身に付けて

頑張っていきたいと

思っておりますので


お互いに

頑張りましょう。

(^-^)


次回は、


新人の私でも頭の中に

仕事の優先順位を並べることができ


次に何をすれば良いか

分かるようになった方法を

お伝えさせて頂きます。


クリックでご覧になれます。


良かったら読んでやって下さい。

(^ ^)


追伸


最近の中西さんは

朝ごはんに食べる


素麺が

お気に入りなんだそうです。

(^ ^)

田尻愛

田尻愛

福岡県出身。元日本社の生命保険営業。無理な売り込み営業を2年続けた結果、営業先で倒れ、お客さんに助けて頂くという大失態を犯した過去あり。 助け舟の営業塾で無理のない営業を学び毎月紹介を5件以上頂けるようになる。 無理に営業しお客さんに嫌がられ断られていたが、教わった通りに営業するとお客さんの反応が180度変わった助け舟の営業方法に魅力を感じ、助け舟株式会社に入社。 現在は、営業ノウハウ、研修の内容をお伝えする記事を書いている

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