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【動画】仕事で迷わない優先順位の決め方「緊急度・重要度」のマトリクス表

仕事が早くなる

「優先順位の決め方」を1.3倍速で

お伝えしている動画です。

 ↓

↑毎週水曜日の夜に行っている

オンライン勉強会で1コマでした。

(^-^)



こんにちは。

助け舟株式会社の田尻です。


皆さんは、

仕事の優先順位


どのように

決められていますか?


実は私は

優先順位が分からないまま

仕事をしてしまうことが

ありました。


仕事の優先順位を付けていない

ことにより



結果的に

周りの方に迷惑をかけることに

なっていました。


ですが、今日


中西さんに

仕事の優先順位の付け方


↓の写真の

「緊急度・重要度のマトリクス表」

を教えて頂きました。


↑の表を

使うことによって


新人の私でも頭の中に

仕事の優先順位を並べることができ


次に何をすれば良いか

分かるようになった方法を

お伝えさせて頂きます。

(^-^)



目次

  1. 今朝の出来事【仕事の優先順位を間違えた・・・】
  2. 緊急度&重要度の整理が出来るマトリックス
  3. 【動画】まとめ 仕事の優先順位「緊急度&重要度を付けてみて」



1.今朝の出来事【仕事の優先順位を間違えた・・・】


中西さんから出社した時、

こんな指示がでました。



「テキスト作成のために

ポイントを書き出しておいてね」


そこで、私は

勉強のために中西さんの

お話している動画を見ていました。


すると・・・



「あれ?

仕事の優先順位を間違えてない?」


「えっ・・・。

す、すいません」


「今、何やってる?これ?」

「・・・・」



「俺、何をするように

言ったんだっけ?」

「テキスト作成の

ポイント出しです・・・」



「だよね・・・」

「なんで・・・

動画、見てるん?」

「えっと・・・動画で

勉強しようと思いまして・・」



「それ、今することかな?」


そう言われて、

「ハッ」としました。

Σ(゚□゚;)


「・・・失敗した。」


その時の私の失敗は

優先順位の低いことを


優先順位の高い

指示されたことより


先にやってしまった

ことでした。


それから


私が仕事の優先順位を

間違えた原因を

中西さんと探しました。


その仕事の優先順位を

間違えてしまった

原因の1つに


私は

『緊急度』と『重要度』が

曖昧だったということが

分かりました。


仕事には

『緊急度』と『重要度』


ふたつの度合いがあるってことを

理解しきれていませんでした。


今回は

その教えて貰えた内容を


私と同じように

仕事の優先順位のつけ方で

失敗してしまったことがある方へ


お役に立つことができればと思い

共有させて頂きます。


『緊急度』


早急に対応しなければならないか

どうかの判断材料


例えば・・・


私達は、

今スグにする事から

今日する事

急いでする事と定義しています



『重要度』


曖昧にしておくと

長期的にみて

良くない影響が出てきてしまうもの


※必ずしも

即座に対応しなければ

ならないわけではない


例えば・・・


自分や会社にとって

良い影響をもたらす

大事なこと

(準備や計画を含む)


この二つの度合いを

捉えることなしに


仕事の優先度は

決められないそうです。


2.緊急度&重要度別に整理が出来るマトリックス

視覚的に頭の中を


1.重要度

2.緊急度


に、分けて整理できる

便利なツールを教えてもらいました。


それが、こちらです↓

(出典:スティーブン・R・コヴィー著 『7つの習慣』p215)


2-1.緊急度/重要度マトリックス


上の図を見て頂くと、

緊急度と重要度という

2つの軸によって


表が4区分されています。


【緊急度/重要度マトリックス】の4区分


Ⅰ.緊急かつ重要な業務


例:クレーム対応・突然の電話
病気や事故・危機や災害


――――――――――――――

Ⅱ.緊急ではないが重要な業務


例:準備や計画・人間関係作り

商談のシナリオ・チラシを配る


――――――――――――――

Ⅲ.緊急かつ重要でない作業


例:急に入った無駄な会議・研修


――――――――――――――

Ⅳ.緊急でも重要でもない作業


例:無駄・さぼり・居眠り


↑の「緊急度・優先度」を

教えてもらえた後に


今の私の

仕事の作業項目を


全て細かく出すように

言われました。


2-2.仕事の優先順位を決める為に作業項目を全て出してみる

「まずは、

今抱えているやるべきことを

すべて出して、


この「緊急度・重要度」の

マトリックス表に書き出すこと」


こう

指示されました。



「なぜかというと、

何をするかを

1つ1つ、分かっていないと


優先順位どころの

話じゃないからだよ?」


と理由を

教えてもらいました。


当然ながら、


仕事の項目を全て

優先順位のマトリックス表に

書き出すことが、


今の私にとって、


一番緊急で

一番重要な最優先の仕事


ということになりますよね?


その結果できたのが、


この【緊急度/重要度】の

マトリックス表です。


「Ⅲ.緊急かつ重要でない作業」と

「Ⅳ.緊急でも重要でもない作業」に


何も入っていないのは、

入社二週間で重要でない作業は

任されていないからです。


この仕事の優先順位を決める

「緊急度・重要度」の

マトリックス表から、


私の仕事の優先順位トップ5を

決めました。


2-3.「緊急度・重要度」の表を使って決めた 仕事の優先順位トップ5

それが、こちらです。

 ↓


「緊急度・重要度」の表を使って決めた

仕事の優先順位トップ5


1.ミニアピカ手帳に

 日報の型でメモ


2.「ということは?」

 「次回、何する?」

 と自問自答する


3.テキストの要素出し

→中西さんに確認して頂く


4.テキストの組み立て

→ここまでを1日以内に完了する


5.質問は

3ポイントを紙に書いてから


こうして今の時点の

仕事の優先順位が決まりました。


これで優先順位が

低いことをしていて

怒られることはなくなるはず


・・・・だと思います。


(;^_^A


3.【動画】まとめ.仕事の優先順位「緊急度&重要度を付けてみて」

ここまでのまとめ


1.仕事の優先順位を決めるには、

まず、今の仕事を

全て書き出すこと


2.優先順位は緊急度と重要度が関係する


3.緊急度と重要度を

【緊急度/重要度マトリックス】

に書き出すと頭の中が視覚化される

私も、

早速、事務所の壁に

「緊急度&重要度マトリックス表」

を貼らさせて頂きました。


これからも一緒に

頑張ってまいりましょう。

(^^)/


仕事が早くなる

「優先順位の決め方」


緊急度・重要度の

詳しいマトリックス表の

書き方については


こちらの動画をご覧くださいませ。


↑毎週水曜日の夜に行っている

オンライン勉強会で1コマ

「仕事が早くなる優先順位の決め方」の動画です。



追伸。


今朝の出来事があって

少し落ち込んでいた時に


中西さんに

掛けて頂いた言葉が


「人は失敗という

痛みの中でしか学べない。

って人もいるらしいよ。


だから、沢山

失敗すれば

良いんじゃないかな?」


でした。


明日も頑張れそうです(^^)

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田尻愛


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